Cara Membuat Surat Masal, Sertifikat atau Ijazah Masal

Bagi anda yang sudah pernah membuat mail merge di aplikasi microsoft office word saya pikir ini bukanlah hal yang susah. Tapi bagi yang belum pernah sama sekali, anda bisa membaca dan mempraktekkan apa yang ada dalam artikel sederhana ini. Sebelum dilanjutkan saya perlu menjelaskan sedikit bahwa yang dimaksud surat masal di sini adalah ketika anda hendak menulis surat yang sama ke banyak tujuan (mungkin puluhan, ratusan atau mungkin ribuan orang), maka anda tidak perlu membuat surat sebanyak orang tersebut. Tapi anda cukup buat satu surat, kemudian alamat yang ditujunya saja yang bisa gonta-ganti saat anda hendak ngeprint atau mencetak surat. Untuk dapat membuat hal seperti ini kita bisa menggunakan fasilitas mail merge yang ada pada aplikasi perkantoran kingsoft office writer. Untuk diketahui juga fasilitas ini tidak hanya bisa digunakan untuk menulis surat masal saja tapi kita dapat juga menggunakannya untuk hal – hal lain yang bersifat masal seperti ijazah, sertifikat dan lain – lain. Berikut ini adalah langkah – langkah yang dapat kita lakukan untuk membuat surat masal pada aplikasi kingsoft office writer.

  1. Buatlah dokumen utamanya (dalam hal ini kita contohkan surat karena judulnya surat masal tapi kalau anda ingin membuat sertifikat atau ijazah berarti yang menjadi dokumen utamanya adalah sertifikat atau ijazah)cara_membuat_surat_masal_1
  2. Buat tabel sumber data atau alamat tujuan surat dengan menggunakan spreadsheet (kalau pada microsoft office bisa juga menggunakan microsoft acces). lihat cara membuat surat masal dengan microsoft word.cara_membuat_surat_masal_2
  3. Letakkan Kursor di tempat yang diinginkan misalkan setelah Kepada yth setelah itu klik menu references.cara_membuat_surat_masal_3
  4. Kemudian lakukan klik pada sub menu mail merge sehingga muncul gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_4
  5. Klik atau pilih open data source sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_5
  6. Pilih kembali open data source sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_6
  7. Cari file data sumber (alamat tujuan surat yang sudah dibuat) kemudian pilih open sehingga muncul tampilan berikut.cara_membuat_surat_masal_7
  8. Pada kotak dialog di atas lakukan atau pilih sheet 1 kemudian ok akan muncul tampilan seperti berikut.cara_membuat_surat_masal_8
  9. Pilih “mail merge recipient” sehingga ¬†muncul tampilan seperti gambar berikut ini.cara_membuat_surat_masal_9
  10. Lakukan atau ceklis siapa saja yang hendak dikirimi surat kemudian pilih ok maka akan muncul gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_10
  11. Klik insert merge field untuk memasukkan field mana saja yang akan dimasukkan dalam surat masal.cara_membuat_surat_masal_11
  12. Pilih field yang ingin ditampilkan dengan menekan tombol insert (di sini kita contohkan mulai dari f1 sampai f5).cara_membuat_surat_masal_12
  13. Setelah semua field yang diinginkan dimasukkan, kemudian pilih close sehingga tampil gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_13
  14. Atur jarak field (f1 sampai f5) dengan mengunakan tombol spasi atau enter sehingga menjadi seperti berikut.cara_membuat_surat_masal_14
  15. Klik sub menu “view merged data” sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut.cara_membuat_surat_masal_15
  16. Sekarang tinggal anda klik next untuk melihat surat ke setiap alamat tujuan anda.cara_membuat_surat_masal_16

Selanjutnya anda tinggal mencetak surat tersebut sambil menekan atau mengklik tombol next untuk menganti tujuan surat.

Print Friendly, PDF & Email
Hari

Written by 

admin "Ilmu Itu Tak Ada Yang Tak Bermanfaat"

Leave a Reply

Your email address will not be published.